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2013年度的会议制度

为加强公司的组织建设,提高工作效率和工作质量,特制定本制度:

一.  会议分类:

会议分为:公司员工代表大会,董事长办公会,常务总经理办公会,年终表彰大会和工作例会。

二.  公司员工代表大会:依据中华人民共和国公司法的章程规定结合本公司制度,公司的最高权力机构是公司员工代表大会,公司员工代表大会每年召开一次,参会人员为公司的全体员工,公司的主管各部门。

1.    员工代表大会职权:

A.    制定和修改公司章程

B.    选举和罢免各部门经理

C.    审议公司的工作报告

D.    审议公司的监督工作报告

E.    通过公司的重要决议

F.    决定公司的重大变更和终止

G.    制定或修改员工的薪酬体系标准

H.    其它注意事项

三.  公司员工代表大会规定:

A.    员工代表大会必须有三分之二以上的员工代表出席方能召开,其决议必须经到会员工60%以上表决通过方能生效。

B.    公司员工代表大会,一般应在每年的12月份举行。因特殊情况可提前或延期,但必须经部门经理以上职务三分之二以上的表决通过并报董事长审批,延期最长不得超过25个工作日。

C.    召开大会前15个工作日,办公室必须通知到参会的每个员工,并签字确认。

四.  董事长办公会

董事长办公会是公司员工代表大会的最高执行机构,公司员工代表大会闭会期间,由公司常务总经理领导本公司员工正常开展日常工作,并对员工代表大会负责。公司的选举和罢免各部门经理由全体部门以上的负责人参加,每季度召开一次。

A.    审议通过准备提交公司员工代表大会的会议文件草案;

B.    审议通过准备提交公司员工代表大会的公司年度经费开支和重大活动经费开支预算和结算报告;

C.    讨论决定公司各项规章制度的草案;

D.    提出增补公司管理负责人的人选名单,提交常务总经理办公会表决通过的事项;

E.    讨论决定预算外开支费用2万元以上(不含2万元)的各种公司活动费用;

F.    讨论解决公司工作中遇到的重大问题;

G.    确定,批准公司员工的聘用,解聘等事宜。

H.    听取秘书处的工作汇报。

1.    公司常务总经理职权:

A.    选举产生新的副总经理,秘书长,办公室主任,商务部经理等;

B.    领导本公司各部门开展工作;

C.    确定本公司办事机构,分支机构的设立;

D.    委任副总经理,秘书长,办公室主任,商务部经理,办事机构,分支机构的负责人;

E.    审批员工的吸收和除名;

F.    提出下届部门的候选人;

G.    贯彻执行员工代表大会的决议;

H.    制定本公司的中,近期工作计划;

I.    建立各项内部管理制度;

J.    决定本公司的一般性变更;

K.    筹备召开公司员工代表大会;

L.    向公司员工代表大会报告工作和财务状况;

M.    决定其它事项;

2.    常务总经理办公会规定:

A.    常务总经理办公会每季度召开一次,时间为每季度度末,也可以根据实际需要随时决定召开。

B.    常务总经理办公会根据公司章程规定的职权对公司的各项事项进行讨论决定,常务总经理办公会必须有三分之二以上部门负责人出席方能召开,其决议必须经过三分之二以上部门负责人表决通过方能有效。

C.    召开常务总经理办公会前6个工作日,由办公室通知到每个应参会人员并签字确认。

3.    年终表彰大会:

公司每年年底举办一次集会,由公司全体员工参加,进行本年度的综合工作业绩评选,进行年终表彰奖励优秀员工。另外,可采取多种形式举办,如团拜会,体验式学习,户外活动形式,目的为了总结工作,激扬土气,营造组织氛围,深化内部沟通,促进战略分享,增进公司员工间的感情和认知,并制定目标,为新一年的工作奏响序曲。

4.    议事规则:

A.    员工代表大会,常务总经理办公会及例会研究问题时,应坚持民主集中制原则,会前充分酝酿,会上充分发挥发表意见;对分歧较大的问题可缓议,必须决策的应按照少数服从多数的原则进表决。通过的决议,全体员工应认真执行。

B.    员工代表大会闭会期间,公司实行常务总经理领导下的分工负责制,即对公司全面负责,秘书处对办公室负责。

C.    关于会议提案,一般由办公室会前拟定,也可由各部门经理以上会前提出建议交办公室汇总。提交会议研究的一般提案由常务总经理决定,重大事项的提案由常务总经理办公会讨论表决。需要交部门经理或员工代表大会讨论的,再提交董事会或常务总经理办公会讨论,决定。

D.    每次代表大会所议事项,秘书处应事先通报与公司员工,必要时发给每个与会员工每人一份会议提案或议题,与会人员应围绕提案讨论发言,表决结果公布后,自觉遵循少数服从多数的原则,服从并遵守会议形成的决议,会后不应有与会议决议相悖的言行。

E.    会议议题的表决采用举手表决或无记名投票表决

F.    每次会议应对上次会议决议的执行情况作简单汇报,凡对执行有难度的应予以说明或提起复议。

G.    会议内容,特别是各项决议,由办公室专人负责实况记录,会后整理“会议纪要”并通报各与会员工及备案存档。

H.    各类会议决议和实施全过程,应接受公司员工的监督和检查。

5.    会议纪律:

A.    公司员工代表大会,常务总经理办公会,年终表彰大会和工作例会必须由本人出席并按时到会,因故不能到会,应提前向秘书处说明情况,并服从和执行会议决议通过决定的事宜。

B.    董事会,如因本人因故不能到会,应提前将对所议议题的意见书面告知办公室,并服从和执行会议通过决定的事宜。

C.    会议需要表决议题的,按少数服从多数的原则,以参与表决人数的60%通过,方能生效。

D.    会议议定事项,若有保密时限的,在保密期内任何人不得扩散。

E.    与会人员应按时参加会议,因故不能到者,应提前6个工作日向办公室请假并说明原因,原则上每年请假次数不得超过当年会议次数的三分之一。否则按公司有关规定处理。

6.    其它

A.    本制度自公司董事会通过之日起生效。

B.    本制度由公司秘书处负责解释。

五.  工作例会

常务总经理秘书处工作例会是研究处理公司日常工作的专门会议。

1.    例会工作会议内容

A.    贯彻公司的工作计划部署,协调和督促各部门履行职责;

B.    处理公司日常事务

C.    总结上周工作,部署安排下周工作计划;

D.    根据常务总经理和秘书处及商务部负责人安排,及时有效的处理问题;

2.    秘书处工作会议规定

A.    由秘书长主持;

B.    一般每月召开一次,也可随时召开。

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